Papierlos effizient arbeiten
Verabschieden Sie sich von Papierbergen und Suchzeiten. Mit einem professionellen Dokumentenmanagement-System (DMS) finden Sie jedes Dokument in Sekunden, arbeiten effizienter und erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen.
Vorteile eines DMS
Warum Unternehmen auf digitales Dokumentenmanagement setzen
Schneller Zugriff
Finden Sie jedes Dokument in Sekunden statt in Minuten – dank intelligenter Volltextsuche.
Revisionssicher
GoBD- und DSGVO-konforme Archivierung mit Versionierung und Audit-Trail.
Zusammenarbeit
Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten mit Freigabe-Workflows und Zugriffsrechten.
Effizienzsteigerung
Automatisierte Prozesse sparen Zeit und reduzieren manuelle Fehler erheblich.
Zeitersparnis durch Digitalisierung
Studien zeigen: Mitarbeiter verbringen durchschnittlich 30% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten und Informationen. Ein DMS reduziert diese Zeit um bis zu 80% und steigert die Produktivität erheblich.
DMS-Funktionen im Detail
Alles, was Sie für professionelles Dokumentenmanagement brauchen
Dokumenten-Erfassung
- Scannen und automatische Texterkennung (OCR)
- Import aus E-Mails, Netzlaufwerken und Anwendungen
- Automatische Klassifizierung und Verschlagwortung
- Batch-Verarbeitung großer Dokumentenmengen
- Mobile Erfassung per Smartphone-App
Dokumenten-Verwaltung
- Strukturierte Ablage mit Metadaten
- Versionsverwaltung und Änderungshistorie
- Volltextsuche über alle Dokumente
- Verknüpfung mit Geschäftsprozessen
- Automatische Ablageregeln
Workflow & Freigaben
- Digitale Freigabe-Workflows
- Automatische Benachrichtigungen
- Aufgaben- und Fristenverwaltung
- Digitale Unterschriften
- Eskalations-Management
Archivierung & Compliance
- GoBD-konforme Archivierung
- DSGVO-konforme Datenhaltung
- Unveränderbare Speicherung (WORM)
- Aufbewahrungsfristen-Management
- Audit-Trail und Protokollierung
Typische Anwendungsfälle
So profitieren verschiedene Abteilungen von einem DMS
Eingangsrechnungen
Automatische Erfassung, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen mit Integration in Ihr Buchhaltungssystem.
Vertragsmanagement
Zentrale Verwaltung aller Verträge mit automatischen Erinnerungen an Kündigungsfristen und Verlängerungen.
Personalakten
Digitale Personalakten mit rollenbasierten Zugriffsrechten und DSGVO-konformer Verwaltung.
Qualitätsmanagement
Verwaltung von QM-Dokumenten, Zertifikaten und Prüfberichten mit Versionskontrolle.
Projektdokumentation
Zentrale Ablage aller Projektdokumente mit Zugriff für alle Projektbeteiligten.
E-Mail-Archivierung
Revisionssichere Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails gemäß GoBD.
Unser Implementierungsprozess
Von der Analyse bis zum produktiven Einsatz
Analyse
Erfassung Ihrer Dokumenten-Prozesse und Anforderungen
Konzeption
Entwicklung eines maßgeschneiderten DMS-Konzepts
Implementierung
Installation, Konfiguration und Integration in bestehende Systeme
Schulung
Training Ihrer Mitarbeiter für effektive Nutzung
Go-Live
Produktivstart mit Begleitung und Support
Optimierung
Kontinuierliche Verbesserung und Anpassung
Return on Investment
Ein DMS rechnet sich schneller als Sie denken
Weniger Suchzeit
Mitarbeiter finden Dokumente 80% schneller als in Papierarchiven
Schnellere Prozesse
Freigabe-Workflows laufen 60% schneller ab als auf Papier
Monate ROI
Durchschnittliche Amortisationszeit für DMS-Investitionen
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